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Médiévales 2019

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FETE MEDIEVALE 2019

COMPTE RENDU DE LA REUNION DU 01/11/2018

Etaient présents : Olivier GENTILIN, J.B CARRIQUIRY, Janet BORER, Catherine LANGLET, Terence WENNINK, Thoraval MAC BENAH, Annik HURST, Jean-Marc et Valérie DUCHEMIN, Alain DUPONT

Excusés : Gill LINDSEY, Jacqueline HURLEY, Keith HURLEY, Dominique GAILLOT-MONVILLE, Nadine GUILLEMARD,

Cette nouvelle réunion, pour laquelle étaient convoquées les personnes ayant décidé de participer à l’organisation de la fête médiévale 2019, a débuté par un tour de table au cours duquel chacun d’entre nous s’est présenté auprès des participants pour faire plus ample connaissance.

Nous sommes ensuite rentrés dans le vif du sujet.

  • DEFINIR LES ACTIONS DE CHACUN ET CONSTITUER UN ORGANIGRAMME

AnnikHURST et Nadine GUILLEMARD vont prendre contact avec les associations de danses traditionnelles, l’ensemble des associations existantes sur Caylus et son Canton, les écoles, les centres aérés. Elles pourront par la suite mettre en place avec l’aide de Dominique GAILLOT-MONVILLEdes ateliers théâtre auprès des enfants.

Alain DUPONT, par le biais de Lionel VIDAILLAC, leur fournira la liste des associations.

Il sera envoyé à tous les Présidents de ces associations un courrier leur présentant notre projet. Nous leur demanderons dans quelle mesure leur association peut s’inscrire dans cette fête Caylusienne.

Annik s’est proposé de nous mettre en relation avec des connaissances de sa fille pour des interventions sur le Moyen-Âge.

Janet BORER, Valérie et Jean-Marc DUCHEMIN vont s’occuper de la décoration de la halle et du village : fabriquer des enclos pour animaux de basse-cour, rechercher des palettes pour la réalisation d’une charrette décorative, du tissu ou vieux draps à moindre coût pour des tentures.

Ils vont contacter le Club des Jardiniers (Al Païs de Boneta – CPIE) pour étudier la mise en place d’un jardin médiéval, ainsi que le Club des Apiculteurs.

Alain DUPONT, Terence WENNINK et Catherine LANGLET devront :

  • Rechercher les troupes,

  • Rechercher des moyens de diffusion (site web municipal, sortir 82, flâner bouger, site médiéval – Olivier doit nous le communiquer, office de tourisme, guide de La Dépêche, Radio Totem, CFM, Facebook, Instagram…),

  • Terence met en place un groupe de travail Facebook pour que chacun puisse y déposer ses idées.

    • ThoravalMAC BENAH se propose de diffuser la liste des besoins de chaque groupe auprès des Caylusiens, via le site caylus.info.

    • L’organigramme n’est pas finalisé.

  • DEFINIR UN CALENDRIER POUR CHACUNE DES ACTIONS

Les groupes vont s’atteler à leurs tâches et feront régulièrement le point avec Alain et/ou Terence.

Une nouvelle réunion se tiendra début décembre 2018 pour faire un point général et programmer les ateliers coutures et bricolages qui ponctueront les prochains mois de préparation.

  • LISTER LES DIFFERENTS FINANCEMENTS ET RESSOURCES POSSIBLES

Olivier GENTILIN doit fournir la liste des exposants qui ont participé aux précédentes manifestations.

Les commerçants étant suffisamment sollicités, il a été décidé de ne pas faire appel à leur générosité.

Jean-Baptiste CARRIQUIRY nous a fourni un exemple de dossier de demande de subvention qu’il faudra adapter à la Fête Médiévale avant diffusion auprès des entreprises et des organismes publics.

Il faudra également constituer une demande auprès de la FFFSH.

COMPTE RENDU DE LA REUNION DU 25/10/2018

 

Etaient présents: Olivier GENTILIN, J.B CARRIQUIRY, Gill LINDSEY, Janet BORER, Jacqueline HURLEY, Keith HURLEY, Catherine LANGLET, Térence WENNINK, Dominique GAILLOT-MONVILLE, Anaïs BAYOL, Thoraval MAC BENAH, Bernard MIQUEL, Caroline MARC, Lionel LEBEAU, Nadine GUILLEMARD, Annik HURST, Alain DUPONT

Excusés: Lionel VIDAILLAC, Nathalie (Caylus coiff’), Agnès ANDRE, Jean-Marc et Valérie DUCHEMIN.

Afin de mener à bien l’organisation de la fête médiévale, nous avons sollicité les personnes souhaitant s’investir dans cet événement.

Voici l’équipe nouvellement constituée:

Alain DUPONT: Responsable de l’organisation

Térence WENNINK et Catherine LANGLET: Responsable Communication et graphisme

Thoraval MAC BENAH: Responsable informatique

Nadine GUILLEMARD et Annik HURST: Démarchage des associations, écoles et centre aéré, étudiants en archéologie, danses traditionnelles 

Anaïs BAYOL: Lien avec le Fablab, recherche d’animations culturelles et conférences

Janet BORER: Décoration de la halle et divers

J.B. CARRIQUIRY: Aide ponctuelle

Jacqueline HURLEY et Keith HURLEY: Communication, exposante sur le marché

Gill LINDSEY: Couture et costumes

Dominique GAILLOT-MONVILLE: Aide à l’animation

Un tour de table nous a permis de définir si nous devions organiser:

Option 1: Une fête pour Caylus.

Option 2: Une fête médiévale ouverte à tout groupe (touristes, locaux et grande ceinture montalbanaise).

Les deux options étant similaires sur beaucoup de domaines il a été convenu de retenir l’option 2.

A partir de ce moment nous avons débattu selon l’ordre du jour.

DEFINITION DE LA DATE DE L’EVENEMENT.

Le premier week-end de juillet est trop tôt dans la saison, celui du 14 juillet difficile au vu des activités proposées un peu partout et notamment celle de la fête médiévale de Cordes, le troisième étant occupé par la brocante, le premier week-end d’août trop proche du marché des potiers. Pour des raisons pratiques (repas du soir, démontage des stands, nettoyage des espaces utilisés, le choix du jour s’est arrêté sur le samedi 27 juillet 2019.

BUDGET.

Le budget prévisionnel nous a été fourni par Olivier.

Les recettes sont aléatoires au regard que les subventions du Conseil départementale de la Mairie et du CCQRGA ne seront connues qu’en début 2019.

Olivier nous conseille à juste titre de réduire les recettes de 15% pour se situer dans une fourchette raisonnable.

Néanmoins la prudence nous incite à nous baser sur les recettes 2018 qu’Olivier nous fournira.

A l’étude du budget prévisionnel, et bien qu’il soit très utile, celui lié à la communication nous semble élevé et nous devons étudier toutes les faisabilités pour le réduire.

L’autre point sensible est le partenariat qui nous semble très faible.

Un gros travail doit être fait en ce sens avec un démarchage systématique des commerçants, des artisans, des entreprises.

Il a également été évoqué de faire un appel de fonds auprès des particuliers

PREVISION DE LA MANIFESTATION.

Il est prévu de maintenir la fête sur la base des sites de l’an dernier.

Sur les activités, faire appel à la troupe de l’an dernier tout en consultant d’autres troupes.

Se poser la question pour utiliser la tour du château en vue de tours de garde par des jeunes de Caylus.

Faire une démonstration de vols de rapaces.

Implication des enfants des écoles et centres aérés pour déambulations, chants, jeux en costumes médiévaux.

Recherche de personnes pouvant héberger les troupes d’animation.

Pour animations gratuites:

Joindre école de musique, association danse folklorique, musiciens de la région.

Implication des commerçants pour porter le costume médiéval et tenir un stand sur la place de la Mairie.

Voir pour la mise en place d’ateliers divers (maquillage, coiffure, production d’objets).

Utiliser le FabLab pour le création de la signalétique et historique de Caylus sur supports bois.

La prochaine réunion du groupe d’organisation se fera le jeudi 1er novembre 2018 à 20h30 salle des associations afin de structurer les équipes pour qu’elles puissent par la suite travailler en autonomie.

Nous tenons a remercier Olivier et Marie pour l’aide qu’ils nous donnent dans le transfert du savoir faire.

Merci à toutes et à tous pour votre investissement.

 

2 comments:

  1. Bonjour, nous sommes la troupe Au temps des seigneurs, on aimerais vous présenter notre press-books pour l’année 2019.
    Animations médiévales pour enfants et Adultes, camp, etc.
    Merci
    Cordialement P. Machillot Daniel

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